Les chefs d’entreprise sont encore malheureusement nombreux à sous-estimer l’importance de leurs archives. Ce n’est pas qu’une masse de documents qui prend la poussière dans une salle : c’est la mémoire de l’évolution de l’entreprise.
Beaucoup d’entre eux, d’ailleurs se révèlent utiles, au moment de régler une situation litigieuse. C’est souvent à cette occasion ; quand on se rend compte que l’on n’arrive pas à mettre la main sur un papier important ; que la question de l’organisation est soulevée. Comment la mettre en place ?
Pourquoi est-il important de bien gérer ses archives papier et numériques ?
Un client, suite à l’achat d’un produit ou la réalisation d’une prestation, est mécontent. Seul moyen pour l’entreprise, de montrer qu’elle est de bonne foi : trouver le devis qu’elle a remis et que le client a signé. Le problème est récurrent : impossible de remettre la main sur ce papier, perdu parmi tant d’autres, dans la salle des archives.
C’est notamment pour lutter contre ce problème ; qui peut coûter sa réputation à la structure et de l’argent ; que le gouvernement a voulu mettre en place la transition numérique.
En ayant tous les documents sous format électronique, il est plus facile de retrouver un document et surtout les documents digitaux ont moins de prédateurs que le papier.
Si l’idée est judicieuse, mettre en place cette nouvelle façon de procéder ne va pas de soi et une grande majorité de structures peinent déjà à suivre les injonctions de la loi concernant la facture électronique.
Comment en outre, trouver une bonne politique d’archivage qui réponde aux besoins spécifiques d’une entité donnée ? C’est parce que ces questions sont posées de longue date que des entreprises se spécialisent dans la numérisation des documents professionnels et l’accompagnement des structures.
Comment arriver à une bonne gestion de ses documents à l’interne ?
Après avoir évoqué en premier lieu l’embauche d’une personne pour digitaliser les documents de l’entreprise, plusieurs problèmes tombent : le coût d’une embauche n’est pas réalisable pour toutes les entreprises.
En outre, il faut trouver une personne ayant une connaissance fine du monde de l’archivage sous peine de commettre des erreurs irrémédiables. Qui connait parfaitement, sans expérience dans ce domaine, combien de temps il faut conserver un document donné, sachant que cela dépend de leur nature ?
Les entreprises spécialisées se font payer à la prestation, sachant que l’on peut en souscrire plusieurs qui sont connexes et permettent de répondre à de nombreux besoins, ce qui résout déjà le problème financier.
Récoler les archives, les trier, mais aussi supprimer les archives qui sont périmées sont autant d’actions qui permettent d’alléger l’entreprise, tout en lui permettant de se défendre, en cas de besoin, devant une instance juridique.
Ensuite, en concertation avec le chef d’entreprise, une méthode de classement des documents numérisés (en respectant les protocoles légaux) est choisie.
Ce dernier peut même demander une gestion personnalisée en fonction des documents ; afin que certaines personnes seulement, puissent les consulter. Un vrai gain de temps et de productivité va s’opérer au quotidien.